Evenement plannen

Om een evenement te maken moet je inloggen op https://leden.alcuinus.nl en lid zijn van een van de commissies die rechten hebben een evenement aan te maken. Dit zijn op dit moment de Activiteitencommissie, Het Fundament, Internetcommissie, Introductiecommissie, Seminarcommissie, Sportcommissie en Studeren in Aken. Wil jij een evenement maken en hebt hier geen rechten voor? Stuur dan een e-mail naar internetcommissie@alcuinus.nl.

Als je ingelogd bent op het ledensysteem ga je naar het kopje "Evenementen" toe. Dit ziet er ongeveer zo uit als in de afbeelding hieronder.

Als je hier bent klik je op "Maak Evenement", zoals hieronder is weergegeven.

Nu ben je op de pagina waar je alles kunt invoegen. De velden met een rood sterretje zijn verplicht.

Titel & Locatie

De velden "Titel" en "Locatie" zijn vanzelfsprekend. Als je bij locatie iets invult krijg je daarna de mogelijkheid het land in te vullen. Probeer bij de locatie altijd een bestaand adres in te vullen, gezien er automatisch een link naar Google Maps gegenereerd wordt.

Tijdvak & Kalender

Vul bij de velden vanaf en tot de begin en eindtijd in. Als je het vakje "Full Time" aanvinkt verdwijnen de tijden en blijven alleen nog de data over. Het systeem gaat er dan van uit dat het evenement de hele dag of hele dagen duurt.

Bij Kalender moet je de goede categorie uitzoeken.

• Algemeen: Hier sla je activiteiten in op. Denk hierbij aan activiteiten van de sportcommissie, merchandisecommissie, seminarcommissie maar ook bijvoorbeeld aan de introductie.
• Vergaderingen: Hier kunnen commissies, disputen of bestuursleden hun vergaderingen mee plannen.
• Voorlichtingen: Hier plant Studeren in Aken voorlichtingen, open dagen en beroepenmarkten mee.
• Disputen: Hier kunnen disputen hun activiteiten mee plannen.
• Oudherenbond: Evenementen die door het bestuur van de Oudherenbond gemaakt worden.

Zichtbaarheid & Registratie

Zichtbaar voor is een cruciaal punt. Dit punt bepaalt wie de activiteiten in het Algemene overzicht van de activiteiten te zien krijgt en wie een Automatische Event E-Mail krijgt. Allereerst moet je "Iedereen (ook bezoekers)" verwijderen. Een aantal veelgebruikte combinaties zijn:

• Voor activiteiten waar de OHB NIET voor is uitgenodigd: Selecteer hier (zoals ook als voorbeeld genomen in onderstaand voorbeeld): Activita, Vrienden, Ereleden, Erstsemesters, Bestuur Oudherenbond. We selecteren hier ook het bestuur van de Oudherenbond, zodat deze geen activiteiten plannen als wij ook activiteiten hebben.
• Voor activiteiten waar de OHB WEL voor is uitgenodigd: Hier selecteer je hetzelfde als bij bovenstaande activiteiten, maar in plaats van "Bestuur Oudherenbond" selecteer je "Oudherenbond".
• Voor vergaderingen: Selecteer de commissie(s) die je wilt uitnodigen. Als je bijvoorbeeld een vergadering voor de Activiteitencommissie wilt uitkiezen kies je die. Het is ook mogelijk een vergadering voor meer commissies te plannen.
• Voor voorlichtingen: Selecteer hier Activita, Vrienden, Ereleden, Erstsemesters. Alle leden kunnen namelijk aan voorlichtingen deelnemen.
• Voor dispuutactiviteiten: Selecteer hierbij de naam van het dispuut dat je wilt uitnodigen.

Belangrijk: er worden bij alle activiteiten een Automatische Event E-Mail verstuurd naar de leden die hiervoor zijn ingeschreven, behalve bij de voorlichtingen. Dit zou je dus, mits je dit zou willen, handmatig moeten doen.

Markeer datum moet je alleen doen bij evenementen in de kalender "Algemeen". Dit zorgt ervoor dat de evenementen in het Algemene overzicht van de activiteiten dikgedrukt en oranje is. Registreren voor deze afspraak moet je vrijwel altijd inschakelen. Als je dit aanvinkt kunnen leden zich op aan- of afwezig zetten. Als je het evenement organiseert en zelf deelneemt klik je op Neem deel als organisator aan het evenement. Als er een beperkt aantal deelnemers is vul je bij Beperk aantal deelnemers het getal in.

Omschrijving

Bij omschrijving vul je een omschrijving voor het evenement in. Vul dit altijd in om het zo sappig mogelijk te maken voor de leden.