Declareren

Als je werk voor een commissie verricht (als lid of als coördinator) kan het zijn dat je kosten moet maken. Deze kosten kun je declareren bij Alcuinus. Bij het declareren zijn wel een aantal dingen waar je op moet letten. Het belangrijkste is dat jij er zelf voor verantwoordelijk bent een declaratieformulier in te vullen en dat in te leveren bij de penningmeester.

Declaratieformulieren

Deze formulieren staan ook onderaan op de website van Alcuinus.

• Declaratieformulier Commissies
• Declaratieformulier Reiskosten
• Declaratieformulier Bestuur

Let op: De naam en handtekening van het controleren lid hoef je zelf niet in te vullen. Dit gebeurd aan het einde van ieder semester door de kascontrolecommissie. Je moet er echter zelf voor zorgen dat de commissiecoördinator het formulier ondertekend heeft, voordat je het inlevert bij de penningmeester of een ander bestuurslid.

Declaratierichtlijnen

Laatste wijziging 04-06-2006

artikel IV Huishoudelijk Reglement: Declaraties/rekeningen

1. Declaraties/rekeningen over een activiteit moeten binnen vier weken, na de activiteit waarop ze betrekking hebben bij de penningmeester ingediend zijn, aangezien na dit tijdstip het recht op vergoeding vervalt, tenzij van te voren anders is overeengekomen met de penningmeester.
2. Een declaratie moet overzichtelijk zijn en bij alle uitgaven en inkomsten moeten, indien mogelijk, rekeningen/kwitanties zijn gevoegd.
3. Een declaratie/rekening wordt door de penningmeester uitbetaald.
4. Declaraties/rekeningen die de € 75,- per activiteit overschrijden, dienen de goedkeuring van het bestuur te hebben.
5. Declaraties/rekeningen dienen met medeweten van de commissiecoördinator, zoals nader te noemen in artikel VIII lid 3 van het huishoudelijk reglement, te worden ingediend bij de penningmeester. Bestuursleden kunnen bestuursuitgaven voorzien van rekeningen/kwitanties direct bij de penningmeester declareren.

artikel V Huishoudelijk Reglement: Taken en bevoegdheden van het bestuur

1. Uitgaven namens de vereniging worden alleen door het bestuur gedaan, of door leden die daartoe de opdracht of toestemming van het bestuur hebben gekregen.
2. Overschrijden de uitgaven voor één activiteit of de aanschaf van benodigdheden de som van €125,- dan is daar de éénstemmige goedkeuring van het bestuur voor nodig.

artikel IX Huishoudelijk Reglement: Activiteiten

1. Indien aan een activiteit onkosten verbonden zijn, kunnen deze geheel of gedeeltelijk vergoed worden door de vereniging. De vergoeding wordt door het bestuur vastgesteld.
2. Niet-leden die aan een activiteit van Alcuinus deel willen nemen, kunnen door het bestuur tot deze activiteit worden toegelaten. Het bestuur beslist dan ook over de eventuele onkostenvergoeding die het niet-lid dan verschuldigd is.
3. Afmelden voor een activiteit, na eerdere aanmelding, bij een lid van het organiserende orgaan is voldoende. Tevens dient men zich minimaal zeven dagen van te voren af te melden. Bij afmelding op een later tijdstip of bij het achterwege blijven hiervan, dient men de eventueel door de vereniging gemaakte kosten te betalen.

toevoegingen volgens artikel IV lid 6 Huishoudelijk Reglement:

1. Als verduidelijking/toevoeging op artikel IV punt 5 geld dat declaraties die ingediend worden door commissiecoördinatoren voorzien dienen te zijn van een tweede handtekening van een medebetrokkene, anders dan de declarerende persoon, die daarmee aangeeft in te staan voor de juistheid van de declaratie en deze als zodanig ook heeft gecontroleerd.
2. Declaraties van commissieleden dienen altijd voorzien te zijn van de handtekening van de commissiecoördinator.
3. Declaraties genoemd onder artikel IV lid 1 dienen ingediend te worden met het daarvoor bestemde declaratieformulier commissies.
4. Indien, om wat voor reden dan ook, een rekening of kwitantie ontbreekt bij een declaratie, dient declaratie voorzien te zijn van een tweede handtekening door een medebetrokkene, anders dan de declarerende persoon, die daarmee aangeeft in te staan voor de juistheid van de declaratie en deze als zodanig ook heeft gecontroleerd.
5. Declaraties van bestuursleden dienen te worden ingediend met het daarvoor bestemde declaratieformulier bestuur. Bij het ontbreken van een rekening of kwitantie dient de declaratie volgens artikel IV lid 4 voorzien te zijn van een tweede handtekening van een medebetrokkene.
6. Bijkomende kosten voor de activiteiten dienen niet afzonderlijk gedeclareerd te worden, maar hiermee moet bij de kostenraming c.q. afrekening van een activiteit rekening worden gehouden om onnodige uitgaven te voorkomen.
7. Uitgaven vanwege commissie- of bestuursvergaderingen worden niet vergoed.
8. Met betrekking tot de zaken die gedeclareerd kunnen worden, gelden de volgende regels:
   1. Indien er portokosten, kopieerkosten, enveloppen, etiketten e.d. gedeclareerd worden, dienen deze niet alleen voorzien te zijn van rekeningen of kwitanties, maar moeten zij ook voorzien zijn van een verklaring m.b.t. het doel van deze uitgaven.
   2. Representatiekosten en relatiegeschenken worden vergoed als zij het verenigingsbelang ten goede komen en het bestuur van het verstrekken hiervan op de hoogte wordt gesteld. De maximale hoogte hiervan bedraagt € 12,50 per keer, tenzij vantevoren anders bepaald door het bestuur.
   3. Verenigingsbijdragen voor activiteiten zijn declareerbaar, indien deze toegezegd en budgettair haalbaar zijn. Zij dienen echter wel in proportie te staan tot het aantal deelnemers aan een activiteit. Tevens mag hierbij rekening gehouden worden met de promotionele waarde van de activiteit voor de vereniging.
   4. De aanschaf van bezittingen die slechts ten dele ten goede komen aan de vereniging, worden niet of slechts ten dele vergoed.
   5. Telefoonkosten worden niet vergoed
   6. Buitengewone onkosten, bijvoorbeeld het drukken van bullen, onderhoud van het fotoarchief, een verenigingsrondje op de algemene ledenvergadering, onkosten m.b.t. de KvK e.d. worden na overleg met de penningmeester vergoed.
9. Met betrekking tot het declareren van reiskosten gelden de volgende regels:
   1. Algemeen geldt als richtlijn een vergoeding van 11 eurocent per kilometer.
   2. De reiskostenvergoeding m.b.t. een voorlichtingsavond worden vanuit de commissie “Studeren in Aken” vergoed. De vergoeding bedraagt 19 eurocent per kilometer.
   3. Reiskostendeclaraties dienen te worden ingediend met het daarvoor bestemde declaratieformulier en voorzien te zijn van een tweede handtekening door een medebetrokkene, anders dan de declarerende persoon, die daarmee aangeeft in te staan voor de juistheid van het gedeclareerde aantal kilometers en deze ook heeft gecontroleerd.
   4. Indien door de betreffende school een tegemoetkoming in de reiskosten betaald wordt, vervalt het recht op reiskostenvergoeding. Wordt er een ander presentje verstrekt volgt een vergoeding alleen na overleg met de penningmeester, die naar alle redelijkheid beoordeelt of een vergoeding geheel of gedeeltelijk kan worden uitbetaald. De declaratie kan bijvoorbeeld door de waarde van een gangbare tegoedbon in mindering gebracht worden. Bij onenigheid beslist het bestuur volgens punt
   5. Reiskosten van en naar commissie- of bestuursvergaderingen worden niet vergoed.
   6. Indien er poststukken ter vermindering van de portokosten bezorgd worden, kunnen de vervoerskosten hiervan gedeclareerd worden, mits deze geringer zijn dan de portokosten.
   7. Buitengewone reiskosten en parkeergelden worden uitsluitend vergoed na overleg met de penningmeester. Bij onenigheid beslist het bestuur volgens punt 10.
10. In gevallen waarin deze regels geen uitkomst bieden, beslist het bestuur.