Bestuurswissel

Onderstaande richtlijnen en geheugensteuntjes dienen ter ondersteuning van een nieuw gekozen bestuur en moeten, indien de actualiteit dit verlangt, regelmatig aangepast worden.

Overdracht van bestuursattributen

De overdracht hiervan dient zo spoedig mogelijk na de bestuursverkiezing te gebeuren, bij voorkeur na de desbetreffende algemene ledenvergadering (ALV). De attributen, die overgedragen moeten worden, zijn:

• Voorzittershamer
• Bestuurspenningen (praeses, quaestor, abactis, en 4 zonder functievermelding)
• ABN-AMRO bankpasje
• Geldkistje
• Penningmeesterarchief
• Postbussleutels (3 stuks)
• Secretariaatsarchief
• Alle eventuele overige archiefstukken van de oud-bestuursleden

Verander dit ook meteen in de Bezittingenlijst!

Verdelen van de bestuurstaken

Op de eerste bestuursvergadering dienen de volgende taken onder de bestuursleden verdeeld te worden:

• Benoeming van een vice-voorzitter (in het geval dat het bestuur slechts uit drie personen bestaat, krijgt de penningmeester of de secretaris tevens de taak van vice-voorzitter).
• Benoeming van een tweede secretaris (in het geval dat het bestuur slechts uit drie personen bestaat wordt er geen tweede secretaris benoemd)
• De penningmeester en een ander bestuurslid (voorzitter) worden gemachtigd betreffende bankrekeningen, zie hiervoor ook punt 3.
• Verdeling van de postbussleutels.
• Het bestuur dient commissies erop te wijzen zo snel mogelijk een (nieuwe) coördinator te benoemen en het bestuur hiervan op de hoogte te stellen.
• Benoeming van zaakgelastigden Stichting Studiecontact TH Aken (SSCTH). Twee personen hebben namens Alcuinus zitting in het bestuur; tevens moeten zij twee à drie maal jaarlijks de vergaderingen bezoeken en daar een kort verslag uitbrengen over de afgelopen periode.

Zo snel mogelijk doen

Indien mogelijk op de eerste bestuursvergadering, anders kort daarna, de volgende zaken regelen:

• Vorige ALV bespreken.
• De ALV-notulen zo snel mogelijk uitwerken en versturen aan alle leden (inclusief het financiële overzicht van het afgelopen semester).
• Op de ALV genomen besluiten, indien nodig, verwerken in het Huishoudelijk Reglement of in de overzichtslijst met relevante besluiten (document besluitenlijst).
• Begroting opstellen voor het winter- en zomersemester.
• Bestuurswissel doorgeven bij de Kamer van Koophandel (papieren telefonisch aanvragen of via Internet downloaden) en een uittreksel uit het verenigingsregister aanvragen.
• Na ontvangst van het uitreksel van de Kamer van Koophandel de bestuurswissel zo snel mogelijk melden bij de ABN-AMRO bank. De penningmeester is alleen bevoegd en ontvangt zodoende een bankpasje op zijn/haar naam en toegang tot internetbankieren. De voorzitter en secretaris zijn samen bevoegd. Voor de wijziging is het noodzakelijk dat deze drie personen (voorzitter, secretaris en penningmeester) samen bij de bank langsgaan met de papieren van de Kamer van Koophandel, een geldig legitimatiebewijs en in het geval van een vijf- of zevenmansbestuur een volmacht van de overige bestuursleden betreffende deze bevoegdheden (is als standaarddocument voorhanden).
• Oudherenbond, SSCTH en andere verenigingsrelaties (o.a. International Office, Consul, Sponsoren) op de hoogte stellen van de nieuwe bestuursformatie.
• Bij de SSCTH doorgeven wie de nieuwe vertegenwoordigers van de Activitas zijn (zaakgelastigden SSCTH) (één oude en één nieuwe vertegenwoordiger).
• Subsidieaanvraag indienen bij de SSCTH op basis van de ledenlijst (inclusief nieuwe Erstsemesters (dit kan per email of telefonisch gedaan worden bij de penningmeester van de SSCTH).
• Contributie innen van de leden; indien betaling uitblijft, na twee maanden de betreffende leden schriftelijk herinneren; indien daarna nog niet betaald is, na twee maanden nogmaals schriftelijk herinneren; indien na één maand nog steeds niet betaald is, met de betreffende leden telefonisch contact opnemen; indien nog niet betaald, afschrijven als lid.
• Ledenlijst (inclusief commissielidmaatschappen en bestuursfuncties) actualiseren op de database
• Overzicht maken van en verder gaan met alle lopende zaken van het vorige bestuur.
• Archiefstukken, die niet meer van belang zijn, in het archief bijvoegen (het centrale Alcuinus Archief bevindt zich bij Luc Hamers en Wendy Robben) *
• Lijst van bezittingen bijwerken en opnieuw laten ondertekenen door de nieuwe bezitters. De oude lijst kan nog bewaard worden voor de handtekeningen van personen die nog verenigingseigendom in hun bezit hebben.
• Alle elektronische documenten van commissies en het oude bestuur uitwisselen en eventueel een nieuwe archief-cd branden.

Wiki doorlezen en controleren

Het is erg belangrijk dat het bestuur als beste weet hoe Alcuinus in elkaar zit. Na de bestuurswissel wordt ieder bestuurslid geacht de interne wiki door te lezen. Controleer dan eventueel ook of alle informatie nog up to date is (Voorbeeld: op de website staat onderdaan een ander declaratieformulier, dan het formulier bij [[Declareren] of het Huishoudelijk Reglement wijkt af van het Huishoudelijk Reglement dat in de Google Drive/op de website onderaan staat.

Overige Zaken

• Regelmatig bestuursvergaderingen beleggen (ongeveer één keer per maand) en de commissiecoördinatoren hiervoor uitnodigen. Deze vergaderingen notuleren en de notulen verspreiden onder alle bestuursleden en coördinatoren.
• De notulen van een bestuursvergadering op de daaropvolgende bestuursvergadering doorlopen en verbeteren, vervolgens de verbeterde versie uploaden naar de database.
• Kernpunten van deze notulen regelmatig aan alle leden kenbaar maken. (via de overzichtslijst met relevante besluiten)
• Vertrouwd raken met de Statuten en het Huishoudelijk Reglement.
• Regelmatig de postbus legen.
• Algemene Ledenvergadering bijeenroepen aan het begin van elk semester. De uitnodigingen voor de ALV dienen minimaal drie weken van te voren verstuurd te worden aan alle leden. Bovendien dient er tijdig een locatie gereserveerd te worden. (volgens de Statuten moet een lid de uitnodiging tenminste 15 dagen van tevoren ontvangen hebben) Voor de ALV een tweede notulist aanstellen.
• Verenigingsavond iedere eerste woensdag van de maand, met verenigingsrondje.
• Bijhouden wie afstudeert of promoveert; aan deze persoon op ledenvergadering of op afstudeerfeest in naam van Alcuinus een geschenk (pen met gravering ‘oud-heer K.A.V. Alcuinus’) overhandigen.
• Bullen maken en uitreiken aan kandidaat-leden die de tweede keer op de Algemene Ledenvergadering verschijnen en daarmee de status van volwaardig lid krijgen. Contacten met de Oudherenbond onderhouden en eventueel activiteiten bezoeken.
• Contact onderhouden met het International Office (voornamelijk vanwege de subsidie voor de jaarlijkse introductie en contacten met andere studentenverenigingen)
• Leden die stoppen met hun studie, maar toch verbonden willen blijven aan Alcuinus, of partners en andere personen die verbonden willen zijn aan Alcuinus het lidmaatschap van de 'Vrienden van Alcuinus' aanbieden.
• Financiële situatie iedere bestuursvergadering controleren aan de hand van een beknopt financieel overzicht van de penningmeester.
• Financiële speelruimte van de diverse commissies in het oog houden.
• Voorafgaand aan de ALV controle van de verenigingskas door een kascontrolecommissie.
• Van alle inkomende en uitgaande post kopieën maken en emailtjes uitprinten voor het secretariaatsarchief.
• Regelmatig (d.w.z. bijna altijd) de activiteiten bezoeken.
• Coördinatoren ondersteunen indien dit nodig is.
• Leden actief proberen te krijgen en houden.
• Mensen zoeken om jaarlijks de diverse functies in te vullen.

Toelichting op de diverse archieven: onder het penningmeesterarchief zijn te verstaan de meest recente administratieklappers en alle benodigde elektronische documenten, deze worden na de bestuurswissel aan de nieuwe penningmeester doorgegeven. Onder het secretariaatsarchief zijn te verstaan de meest recente secretarisklappers en alle benodigde elektronische documenten (hiertoe behoren ook alle gearchiveerde documenten, zie de toelichting verder beneden), deze worden na de bestuurswissel aan de nieuwe secretaris doorgegeven.

Alle oudere klappers en schriftelijke documenten van de andere bestuursleden en commissiecoördinatoren worden verzameld en naar het centrale archief gebracht. Verder worden van alle oude bestuursleden en commissiecoördinatoren alle elektronische documenten door de secretaris verzameld en in een elektronisch archief bijgehouden, dit wordt bij een bestuurswissel aan de nieuwe secretaris overgedragen. Indien nodig wordt hiervan een nieuwe archief cd gebrand.