Lustrumcommissie

De Lustrumcommissie organiseert iedere 5 jaar het lustrumfeest. De belangrijkste taken die uitgevoerd moeten worden zijn allereerst het vinden van een geschikte locatie (denk aan aantal personen, kosten, geschikt voor zowel receptie, buffet én feestavond), het plannen van het dag- en avondprogramma, het zoeken van sponsoren en het schrijven en versturen van de uitnodigingen.

Het lustrum wordt traditiegetrouw aan het begin van het Wintersemester georganiseerd. Op de algemene ledenvergadering één jaar voor het lustrumfeest (dus ook aan het begin van het WS) wordt de lustrumcommissie weer actief en kunnen leden toetreden tot deze commissie. Bij het organiseren van het lustrumfeest zijn er een aantal taken die veel tijd in beslag nemen, zorg dus dat er zo snel mogelijk na de alv een vergadering wordt gepland!

Enige aanknopingspunten bij het opstarten van de planning:

• Spreek een avond af met leden van de organisatie van een eerder lustrum en bespreek wat er toen goed en slecht ging
• Begin ruim op tijd (zeker een jaar vantevoren) met het zoeken van een locatie en met het zoeken van sponsoren.
• Uitgenodigd worden leden, vrienden van, oudheren, leden van de OHB, sponsoren en andere belangrijke contacten (alleen voor receptie of ook voor buffet/feestavond is zelf in te vullen).
• Zorg dat de datum (ook bij leden van de OHB) ruim optijd bekend is.
• Alcuinus zet elk jaar geld opzij voor het aanstaande lustrum: vraag bij het bestuur na hoe groot dit bedrag is.
• Houd bij welke sponsoren door wie gecontacteerd zijn, zodat niet één bedrijf/instantie door meerdere personen gecontacteerd wordt.
• Stel voor het contacteren van sponsoren een aantal standaard brieven op (een winkel stuur je niet dezelfde brief als een overheidsinstantie). Handig zijn ook eventuele sponsorpakketten.
• Van leden, vrienden van, OHB en aanhang kan een (kleine) eigen bijdrage gevraagd worden.