Taken Bestuur

Algemene Taken

De taak van het bestuur is het (goed) werkend houden van de vereniging. Dit houdt in dat het bestuur onder andere in de gaten houdt dat de commissies hun taken correct uitvoeren, het financieel goed gaat met de vereniging, de verenigingscultuur blijft gewaarborgd en er geen problemen binnen de vereniging ontstaan. Dit houdt ook het oplossen van conflicten in.

Het gehele bestuur vertegenwoordigd de vereniging naar externen en probeert nieuwe contacten te maken. Dit kunnen bedrijven zijn (wat voornamelijk de taak van de penningmeester is) of bijvoorbeeld medewerkers van provincies, steden, het MinOCW, de Nederlandse Consul in Aken (wat voornamelijk de taak van de voorzitter is).

De Voorzitter

De taak van de voorzitter is ervoor te zorgen dat het bestuur zijn werk correct doet. Dit betekent natuurlijk niet dat de voorzitter al dit werk moet doen, maar alleen moet controleren dat al het bestuurswerk correct gebeurd. Daarnaast moet de voorzitter goed contact houden met de leden en ook aanspreekpunt van de leden zijn als er problemen zijn.

De voorzitter is het gezicht van de vereniging naarbuiten voor andere verenigingen, vertegenwoordigers van bedrijven, medewerkers van provincies, steden, het MinOCW, de consul en naar de oudherenbond toe. Dit betekent ook dat de voorzitter op de algemene ledenvergadering van de oudherenbond een korte speech moet houden om bij de oudherenbond toe te lichten wat er op dit moment speelt bij de OHB.

Het is belangrijk dat de voorzitter een goed overzicht houdt van wat er binnen de vereniging speelt. Zo kunnen problemen vroegtijdig opgelost worden of voorkomen worden. Daarnaast is het nodig dit te weten om de vereneniging goed te kunnen besturen.

Net zoals de rest van het bestuur geldt natuurlijk dat de voorzitter op zoveel mogelijk activiteiten aanwezig moet zijn.

Het plannen, leiden en evalueren is de taak van de voorzitter. De ALV wordt gepland door het volledige bestuur en gepland op de bestuursvergadering voor de ALV, wordt echter geleid door de voorzitter.

De Penningmeester

De taken van de penningmeester zijn:

• Het beheren van de inkomsten en uitgaven van Alcuinus en Studeren in Aken;
• Een financieel overzicht maken en presenteren op de algemene ledenvergadering;
• Een begroting maken voor het volgende academische jaar;
• Sponsoren voor Alcuinus en Studeren in Aken zoeken en het contact met de oude sponsoren behouden;
• De SSCTH contacteren voor de jaarlijkse ledenbijdrage;
• Het verwerken van declaraties van leden;
• Het controleren van de uitgaven van de commissies;
• Jaarlijks, rond de ALV van de OHB in februari, een mailtje sturen naar de penningmeester van de OHB met een herinnering voor de bijdrage voor de website van de OHB. Deze bijdrage bedraagt 100 euro.
• De bezittingenlijst actualiseren.
• Het doorvoeren van de bestuurswissel bij de ABN Amro.

Bestuurswissel ABN Amro

De penningmeester dient, mits hij/zij afgelopen jaar geen penningmeester was, de bestuurswissel door te voeren.

Omdat Alcuinus gezamenlijk bevoegd is, moeten er minstens 2 bestuursleden rekeninghouder zijn. Dit zullen de penningmeester en een ander bestuurslid zijn. Bij het maken van de keuze wie de tweede rekeninghouder zal zijn, is het handig om al na te gaan wie volgend jaar eventueel penningmeester zal worden.

Wanneer dient de bestuurswissel doorgevoerd te worden?

De bestuurswissel kan doorgevoerd worden zodra de bestuurswissel bij de KvK bekend is. Dit gaat niet eerder omdat de ABN bij het controleren van de gegevens bij de KvK de nodige informatie zal aanvragen, deze moet dan natuurlijk wel up to date zijn.

Hoe wordt de bestuurswissel doorgevoerd?

Hieronder staat stap voor stap uitgelegd hoe de bestuurswissel doorgevoerd wordt. Dit is gebaseerd op de procedure die in 2018 gevolgd is.

• Zorg dat er genoeg geld in de kas is en dat alle openstaande declaraties weggewerkt zijn. De bestuurswissel heeft in 2018 een ruime maand geduurd.
• Het belangrijkste deel wordt online uitgevoerd. Je hebt de volgende gegevens nodig: volledige naam + geslacht van aftredende rekeninghouder(s) en identiteitsbewijs van nieuwe rekeninghouder(s). Klik op de volgende link en volg de stappen: [1]
• Vervolgens zal de AMP Groep contact met de nieuwe rekeninghouder(s) zoeken om een afspraak te maken voor het ondertekenen van de nodige formulieren. Ook zal er een scan van je identiteitsbewijs gemaakt worden. Ze komen hiervoor bij je thuis, in Nederland, langs.
• De gegevens zullen nu bij de ABN aangepast worden en de nieuwe pinpas(sen) zullen naar het postadres (thuisadres van de secretaris) van Alcuinus opgestuurd worden.
• Om toegang te krijgen tot het internetbankieren wordt er een aangetekende mail verstuurd met enkele formulieren die ondertekend dienen te worden door beide rekeninghouders. Deze formulieren worden dan per post terug naar de ABN gestuurd (adres is in de bijgevoegde brief vermeld).
• Zodra de pinpassen ontvangen zijn kunnen deze geactiveerd worden. Dit gebeurt in een ABN-kantoor (meer informatie vind je in de brief die met de pinpassen meegestuurd wordt). Na het activeren kan ook de pincode veranderd worden. Beide rekeninghouders moeten een geactiveerde pas bezitten.
• Aangezien de vereniging gezamenlijk bevoegd is moet de tweede rekeninghouder de penningmeester toestemming geven toe te grijpen op de rekening. Dit doet men als volgt:

• De penningmeester logt in op de ABN-website, er zullen nu nog geen rekeningen zichtbaar zijn;
• Klik boven in de balk op “Instellingen” (eerder genaamd "Beheer");
• Onder het kopje “bevoegdheden” staat de optie “bevoegdheden medewerkers beheren”, klik hierop;
• Verander nu de bevoegdheden zo dat de penningmeester overal volledige bevoegdheid heeft;
• Klik onder aan de pagina op “OK & Naar verzenden” en verzend de aanvraag door gebruik te maken van de e.dentifier;
• De andere rekeninghouder dient nu ook in te loggen en via “beheer” naar “bevoegdheden beheren” te gaan;
• Ook de andere rekeninghouder geeft hier de penningmeester volledige bevoegdheid en verzend deze aanvraag;
• Het kan dan 15 – 30 minuten duren voor de penningmeester toegang tot de rekeningen krijgt.

• Pas de wiki aan om de actuele rekeninghouders aan te geven. De bestuurswissel is nu doorgevoerd.

Actuele rekeninghouders:

• L.J.B. Kusters
• L. Simons

De Secretaris

Commissies indelen

Aan het begin van ieder semester, na de ALV, verandert de samenstelling van de commissies. Het is de taak van de secretatis ervoor te zorgen dat de commissies ook zo worden samengesteld in de Database en binnen de facebookgroepen van de verschillende commissies. De secretaris moet dus lid zijn van iedere commissiefacebookgroep.

Daarnaast moet de secretaris er ook voor zorgen dat alle leden van de commissie in de Google Drive zitten.