Activiteitencommissie

Algemeen

De activiteitencommisie zorgt ervoor dat er tijdens het semester voldoende te doen is voor de activitas. Deze activiteiten kunnen uiteenlopen van bowlen tot dineren tot de batavierenrace, zolang er minstens 5personen aanwezig zijn. De twee belangrijkste taken van de activiteitencommissie zijn ervoor te zorgen dat de activteiten goed voorbereid zijn en tijdens de activiteit alles in goede banen leiden.

Vergadering

Na de ALV wordt de eerste vergadering georganiseerd en hier zal ook een commissiecoördinator gekozen worden. Verder is het belangrijk om op dezelfde vergadering voor tenminste 2 maanden vooruit te plannen. Hierbij is het belangrijk om de activiteiten goed verdeeld te plannen, zodat er niet in de ene maand 2 en in de andere 5 activiteiten zijn. Zodra de activiteiten gepland zijn worden ze verdeeld over de actieve commissieleden. Ook hierbij is het weer belangrijk om erop toe te zien dat een verenigingsavond minder werk vergt dan bijvoorbeeld de batavierenrace.

Wanneer een lid zich heeft aangeboden om bij een activiteit te helpen is hij ook verplicht hierbij aanwezig te zijn en draagt hij ook de medeverantwoordelijkheid voor dit evenement.

Organiseren

• Zorg ervoor dat er een datum gepland is. (denk aan Klausurfases)
• Nodig de leden uit via de database, stel een uiterste aanmelddatum vast, stel eventueel een uiterste betaaldatum vast.
• Zorg voor kaartjes voor het evenement / Zorg ervoor dat je aangemeld bent / Zorg ervoor dat je gereserveerd hebt.
• Maak een planning voor tijdens het evenement zelf.
• In overleg mag een commissielid ook een verenigingsronde geven en daarna declareren.

Activiteiten aankondigen

• De Activiteiten worden altijd in het ledensysteem van Alcuinus geplaatst (https://leden.alcuinus.nl). Er is een tutorial hoe je Agendapunten in database aanmaken moet.
• Op de eerste van de maand wordt automatisch een e-mail verstuurd met alle activiteiten.
• Stuur een e-mail naar ledenlijst@alcuinus.nl met de activiteit.
• Plaats de activiteit in de facebookgroep.
• Update de facebookpost die bovenaan in de facebookgroep staat met het overzicht van alle evenementen. Je kunt https://www.bitly.com gebruiken om de links in te korten. Deze facebookpost wordt meestal geplaatst en onderhouden door de commissiecoördinator.
• Spreek mensen persoonlijk aan als er weinig mensen gereageerd hebben. Vaak zijn mensen het simpelweg vergeten en willen wel graag meedoen.

Activiteiten

Natuurlijk moeten de activiteiten van de vorige jaren niet perse precies overgenomen worden maar moet het eerder als richtlijnen gezien worden. De activiteitencommissie is compleet vrij om een oude activiteiten te schrappen of nieuwe toe te voegen. Hieronder enkele voorbeelden van activiteiten.

• Verenigingsavond (standaard 1ste woensdag van de maand (bij voorkeur in de Sowiso))
• Feuerzangbowle (eind November)
• Madsint (begin December)
• Weihnachtsmarkt(eind December)
• Nieuwjaarsdiner(Januari)
• Semesterdiner (tussen de semesterwisseling door)
• Batavierenrace (eind april)
• Stadsuitje (Mei/Juni)

Feuerzangbowle

De Feuerzangbowle is een authentiek stukje Duitse cultuur waar drank en film perfect samen komen.

• Check de datum online op www.filmstudio.rwth-aachen.de en maak een evenement aan in de database.
• Één iemand gaat de kaartjes kopen en declareert ze hierna bij de penningmeester. Zorg dat er een goede verhouding tussen de prijs van de kaartjes en de prijs voor de activitas. Uiteraard moeten de leden dit bedrag dan naar de rekening van Alcuinus overmaken.
• Een plek vinden voor in te drinken (liefst niet te ver van Aken af).
• De ingrediënten inkopen en ervoor zorgen dat de kookspullen geregeld zijn.
• Een opbouwploeg en een opruimploeg indelen.
• Feuerzangbowle koken.
• Genieten van een drankje en de film
• De dag erna poetsen op de indrinkplek
• Vergeet je thermoskan niet

Madsint

Ook Duitse Nederlanders vieren Nikolaus, en wel op een zo vies mogelijke wijze.

• Stel een datum vast.
• Zorg dat er een Woning (het liefst een van een Ersti) beschikbaar is.
• Maak het evenement in de database en stel een uiterste aanmelddatum in.
• Suprises maken.
• Suprises uitdelen en lekker het zweintje uithangen.
• Poetsen van de woning.

Weihnachtsmarkt

Koop een fles Amaretto zodat de leden eventueel in de Glühwein kunnen doen.

Diner

Denk hierbij aan "Restaurant Troje" in Vaals. Hier komen we van de twee semesterdiners per jaar minimaal een keer. De beheerder kent ons en we spreken altijd af dat we gratis Ouzo krijgen als we met een grote groep komen.

Batavierenrace

In het midden van de Enschedese campus barst het geweld los van de Bata, een estafetterace van Enschede naar Nijmegen.

• Goed overleggen met vorig jaar dat alle mails doorgestuurd worden.
• Datum vastellen, aanmelden bij de organisatie van de Bata zelf, evenement maken in de database, uiterste betaaldatum instellen (+/-€70,-)
• Zorgen voor vervoer heen en terug (wie rijdt er met de auto?), Busje huren (wie is >21jaar?) en een shuttleauto (wie?).
• Renschema en rijschema maken, busbonnen bestellen. Online op de site van de bata invullen wie welke ronde rent.
• Inkopen doen.
• Alcuinus-Partytent meenemen.
• Meeneemlijst maken.

[[Category:Commissies]