Commissies

In de categorie commissies komt te staan wat de desbetreffende commissies doen, wat de taken van de coördinatoren zijn, wat de taken van de leden zijn en hoe alles in zijn werk gaat. Er staan in het overzicht ook commissies die eventueel niet meer bestaan. Laat deze staan! Het kan dat een commissie tijdelijk opgeheven is, maar later eventueel weer uit de vriezer gehaald wordt. Een voorbeeld hiervan is de Lustrumcommissie. Deze is gemiddeld maar 2 van 5 jaar actief.

Waarom commissies?

Om het werk binnen Alcuinus te verrichten, zijn er binnen de vereniging een aantal commissies en/of werkgroepen actief. Commissies houden zich ten behoeve van de vereniging en haar leden bezig met specifieke projecten of activiteiten. Iedere commissie wordt “geleid” door een coördinator

Het verschil tussen een commissie en een werkgroep is, dat een werkgroep geen coördinator heeft en dat een werkgroep geen verplichte vergadering per semester moet houden.

De taken van de coördinator

De coördinator van een commissie wordt op de eerste commissievergadering van het semester gekozen door de commissieleden. De (nieuwe) commissiecoördinator moet dit na de vergadering via een e-mail doorgeven aan het bestuur.

De coördinator van een commissie moet ervoor zorgen dat de doelen van de commissie bereikt worden, dat de leden van de commissie hun werk goed doen en moet eventuele beslissingen van het bestuur over een commissie doorgeven aan de commissieleden. De doelen van de commissies zijn deels vastgelegd maar kunnen aangepast worden (al dan niet in overleg met het bestuur). De commissiecoördinatoren moeten op minimaal een bestuursvergadering (BV) per semester aanwezig zijn. Het bestuur zal de commissiecoördinatoren uitnodigen voor deze vergaderingen. Hier zal de coördinator verslag doen van de commissie en kan het bestuur de commissie eventueel bijsturen.

Vergaderingen

Een commissie is verplicht minimaal een vergadering per semester te houden. Bij voorkeur wordt deze vergadering aan het begin van het semester gehouden.

Oprichten van een commissie

Binnen Alcuinus is het voor ieder lid mogelijk een commissie op te richten. Er zijn wel een aantal eisen waar een commissie aan moet voldoen, namelijk:

1. Een commissie bestaat uit minimaal drie leden, met uitzondering van de kascontrolecommissie, die uit twee niet-bestuursleden bestaat.
2. Over de oprichting van een commissie wordt op de eerstvolgende algemene ledenvergadering gestemd. De commissie wordt alleen met een meerderheid van de stemmen aangenomen.
3. Iedere commissie kiest op de eerstvolgende commissievergadering na de ALV een coördinator, die zijn verkiezing vervolgens aan het bestuur meedeelt.
4. De coördinator van een commissie roept de commissieleden op een commissievergadering bij te wonen en brengt, indien het bestuur dat wenst, verslag uit over de werkzaamheden van de betreffende commissie.
5. Een commissie komt minstens één maal per semester bijeen.
6. Een commissielid wordt voor de periode van één jaar benoemd.
7. Een commissie moet een specifiek doel hebben en de leden krijgen bepaalde taken.
8. In de begroting wordt voor iedere commissie een bepaald budget aangegeven. De commissie bepaalt zelf wat met dit geld gebeurt, maar moet bij uitgaven van meer dan €75,- eerst toestemming vragen aan het bestuur.
9. Een commissie kan “tijdelijk opgeheven” worden. Een voorbeeld hiervan in de Lustrumcommissie, die maar 2 van 5 jaar actief is.
10. Over de definitieve opheffing van een commissie moet tijdens een algemene ledenvergadering gestemd worden.

Werkgroepen

Naast commissies bestaan er ook werkgroepen binnen Alcuinus. De regels voor werkgroepen verschillen van de regels voor commissies.

• Een werkgroep hoeft geen coördinator te kiezen.
• Een werkgroep wordt niet opgenomen in de begroting en heeft dus ook geen budget voor activiteiten etc.
• Over de oprichting van een werkgroep hoeft niet gestemd te worden.
• Een werkgroep heeft geen verplichte vergadering per semester.
• Een werkgroep moet uit minimaal 2 leden bestaan. Als dit aantal niet gehaald wordt, wordt de werkgroep automatisch opgeheven. Over deze opheffing wordt dus niet gestemd.